Efficiënt rapporteren in de zorg.

1. Werk steeds op dezelfde manier.
Probeer zoveel mogelijk patronen in je rapportages door te voeren. Zo voelt het minder als ‘werk’ en meer als een automatisme. De foutgevoeligheid wordt hierdoor ook minder. Hierbij kun je denken aan SOEP- of SOAP-rapportages. Misschien even wennen, maar we beloven je dat het loont. Zo werkt het:

• Subjectief: Wat zegt de cliënt zelf? En/of de familie?
• Objectief: Wat zie of ervaar jij zelf? Hoe is de stemming? Het gedrag?
• Analyse/Evaluatie: Wat concludeer je op basis van bovenstaande punten? Wat is er aan de hand?
• Plan: Wat ga je doen of moet er gedaan worden? En wat vindt de cliënt hiervan?

Kun jij geen chocola maken van deze SOEP-methode? De vele voorbeelden in het Zakboekje Rapporteren maken in één klap duidelijk hoe het werkt.

2. Houd pen en papier bij de hand.
Ja, het is écht zo makkelijk als het klinkt… Zo kun je de korte momenten tussen de bedrijven door gebruiken om dingen te noteren. Dan hoef jij niet alles te onthouden en kun je die vrijgekomen ruimte in je hoofd mooi voor andere zaken gebruiken. Een win-win-situatie, waarbij je ook nog eens zeker weet dat je geen noodzakelijke informatie vergeet.

3. Wees zo concreet mogelijk.
Wees zo concreet en precies mogelijk. Dat maakt duidelijk of de situatie van je cliënt stabiel, beter of slechter is. Benoem alleen wat je echt ziet en doe geen aannames. Zelf heb je soms ook je dag niet: dat maakt je niet meteen depressief. Beschrijf hoe iemand zich gedraagt of hoe een wond eruitziet. Hoe vaak iemand naar de wc moest of een vraag herhaalde. Benoem ook de datum en het tijdstip van een incident en de naam en de functie van je collega. Zo is het helder en blijven de lijntjes kort. In deze schrijfwijzer vind je voorbeelden om je rapportages zo concreet mogelijk te maken.

4. Schrijf begrijpelijk.
Iedereen moet jouw terugkoppeling kunnen lezen én begrijpen. Zo voorkom je vragen en bespaar je tijd. Schrijf dus in goed Nederlands. In korte zinnen, zonder (zelfverzonnen) afkortingen of taalfouten. Vermijd ook vaktaal. Met eenvoudige benamingen of omschrijvingen weet iedereen waar je het over hebt.

5. Houd het kort.
We weten het: het is een open deur. Maar dat maakt het niet minder belangrijk. Hoe korter de rapportage, hoe minder tijd je nodig hebt om ‘m te schrijven. Schrijf dus alleen de dingen op die echt belangrijk zijn.

Redenen om goed te rapporteren in de zorg.
Goed rapporteren in de zorg geeft je meer tijd en ruimte voor je cliënten, verbetert de communicatie en samenwerking met collega’s, versterkt de band met familieleden en vermindert het risico op een miscommunicatie. Redenen genoeg dus om het snel onder de knie te krijgen. Wil je als zelfstandig zorgverlener nóg meer tijd besparen? Gebruik dan de handige Dytter-app om makkelijk te regelen waar en wanneer je werkt.